客注管理システム

最近、バイト先のおもちゃ屋兼本屋の客注が混乱している。シーズン的におもちゃの客注、特にゲームソフト関連がごちゃごちゃしているのに加えて、本の客注は決壊寸前に近いありさまになっている。

現在はノートを使って管理しているのだが、現在客注の状況を把握できている人間はいないに等しい。最もの原因は、過去の客注が済んだのか済んでないのかが一望にできないことにあるようだ。
紙に書いているので、古くて未処理の物が新しい処理済のものに埋もれていく。

パソコンでエクセルなどを使って管理すればいいのだが、カウンターにはパソコンが無い。また、あったとしても店員全員が使うことができるのか怪しい。

パソコンを使わずにうまく管理するいい方法は無いものだろうか。

ぶっちゃけた話

この節で述べることは、社員さんへの非礼が混ざるので、関係者は告げ口しないようにｗ。

実はこんなにも管理が混乱したことは過去には無かった。私がバイトをはじめてから３度目のクリスマスにしてはじめての話である。となると、去年との管理の違いが原因になるのかも知れない。

今年の頭に、客注の取りこぼしがあり注文を受けていたカレンダーが届かず、もめた事があった。その後、間違いが無いようにと半券を渡すシステムに変更した。

このシステム自体は問題もなく、新人のバイトでもミスせずに客注を受けれるようになったのだが、現在の混乱はこのシステムが根っこのようだ。

その前のシステムでは、ノートの一行に一つの客注を記述していたので、B5ノート見開きにざっと70件の客注が一望できた。しかし、現在の半券システムでは、店側に残る半券のサイズの関係で一ページに３件、見開きで６件しか客注を確認できない。新システム変更時は問題ながったが、客注の件数が増加するに伴って混乱が増してゆき、今では決壊寸前になっている。
しかも、電話での客注や半券の渡し忘れのため、未完了なのに客側の半券が貼ってあったり、お客さんの個人的な要望のために、半券以外のメモが上に貼られたりして、その６件の客注ですら終わってるのか終わってないのかよく判らなくなってしまっている。

そしてさらに追い討ちをかけたのが個人情報保護法である。それまでは、新しい客注については、レジの目に付く場所にその旨のメモを貼っておき、本屋のベテランさんが客注ノートに記録していた。しかし、これのためにそれが出来なくなり、ベテランさんがまだ確認していない件もノートにバイト等が各自で記載するため、ベテランさんが状況を把握できなくなってしまったようだ。

まとめ

blogにこんなことを書いても閲覧者は意味不明だろうなぁと思いつつ、一応タイトルは「日々のつぶやき」にしているので、勘弁願いたいｗ

ここに自分で現在の置かれている状況や、原因について書いているうちに、色々と対処法を思いついたので、ベテランさん達と相談して、古いシステムと半券システムを組み合わせた形のものを作ってみようと思う。

長い独り言に最後まで付き合ってくれた貴方に感謝を。
そしていい案プリーズ↓ｗ＜それが目的か